Integración · Trabajo diario
Conectar Google Workspace a Igniten
Conecte el Workspace de su empresa para que Igniten pueda responder sobre lo que ya está escrito ahí: los documentos de Drive, el correo de las casillas que autorice, la agenda, las transcripciones de Meet y las conversaciones de Google Chat. Además, en vivo y sin copiar nada, lee las planillas de Sheets, las tareas de Google Tasks, los contactos y las respuestas de Google Forms de cada persona. Se autoriza una sola vez, a nivel del dominio, y después cada fuente se prende o se apaga por separado sin volver a tocar la consola de Google.
Qué lee Igniten, y qué no
Lee
- Documentos y carpetas de Drive que la persona que pregunta ya podía ver
- Correo de las casillas que figuren en la lista de autorizadas
- Eventos de calendario dentro de la ventana configurada
- La transcripción de las reuniones de Meet que ya terminaron, de las personas que conectaron el calendario y Meet
- Mensajes de los espacios de Google Chat
- Nombres y correos del directorio, para saber quién es quién
- Las celdas de una planilla de Sheets que la persona ya puede abrir, cuando pregunta por ella (en vivo, no se guarda una copia)
- Las listas y tareas de Google Tasks de la persona, con su vencimiento
- Los contactos guardados y los «otros contactos» de la persona: nombre, correo y empresa, buscados en el momento
- Las respuestas de los formularios de Google Forms que la persona creó o edita
No lee
- Los mensajes de Chat que se editaron o borraron después de leerlos: la API de Google no avisa de ediciones ni de borrados
- Nada que la persona que pregunta no pudiera ver por su cuenta
- Los archivos adjuntos que viven fuera de Drive y del correo
- La transcripción palabra por palabra: se guarda un resumen, no el texto crudo
- Reuniones de un plan que no transcribe (Business Starter, por ejemplo) o en las que nadie encendió la transcripción
- Los teléfonos, direcciones y cumpleaños de los contactos: sólo nombre, correo y empresa
- Las planillas, tareas, contactos y formularios de otra persona: cada una ve los suyos
Cómo se conecta
5 pasos · ≈ 15 min
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Elegir el proyecto en Google Cloud
Un proyecto es el cajón donde Google guarda lo de Igniten. Puede ser uno nuevo o uno que ya tengan.
- Puede usar un proyecto que ya tengan o crear uno nuevo; si tiene dudas, cree uno nuevo y llámelo «Igniten».
- Tiene que ser un proyecto de la organización de su empresa, no uno personal.
- Anote el nombre: los pasos siguientes ocurren adentro de ese proyecto.
Salió bien si El nombre del proyecto aparece arriba, en la barra de Google Cloud.
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Encender lo que Igniten va a leer
Drive, Gmail, Calendar, Meet, Chat, el directorio de personas y, si las va a usar, Sheets, Tasks, Contactos y Forms.
- Google Drive API
- Gmail API
- Google Calendar API
- Google Meet API
- Google Chat API
- Admin SDK API
- Google Sheets API
- Google Tasks API
- People API
- Google Forms API
- Se encienden desde «APIs y servicios → Biblioteca», buscando cada una por nombre.
- Encienda solamente las de las fuentes que vaya a usar: cada una corresponde a una.
- Las cuatro últimas son para leer planillas (Sheets), tareas (Tasks), contactos («People API» es el nombre que Google le da a Contactos) y respuestas de formularios (Forms). Si no las va a usar, saltéelas.
- Encender una API no le da acceso a nadie todavía; eso es el paso 4.
Salió bien si Cada API de la lista figura como habilitada en «APIs y servicios».
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Crear la identidad de Igniten
Una cuenta de servicio con su clave. La clave se carga acá y no vuelve a salir.
- Es una cuenta de servicio: una identidad de la aplicación, no de una persona.
- Al crear la clave, Google descarga un archivo JSON. Ese archivo es el secreto.
- Anote el identificador de cliente («Client ID») de la cuenta: hace falta en el paso 4.
Salió bien si El panel acepta el archivo y muestra sólo los últimos cuatro caracteres.
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Autorizarla en su Workspace
Es el único paso que se hace en el panel de administración, no en Cloud. Necesita ser administrador del dominio.
admin.google.com → Security → Access and data control → API controls → Manage Domain-Wide Delegation → Add new- Este paso se hace en admin.google.com, no en Google Cloud: son dos consolas distintas y hace falta ser superadministrador.
- Se pega el identificador de cliente de la cuenta de servicio y la lista de permisos separados por comas. Igniten arma esa lista por usted: sólo trae los permisos de escritura (agregar filas, crear tareas) si su empresa contrató las acciones.
- El correo que se carga acá tiene que ser de un administrador activo del dominio.
Salió bien si La delegación figura en la tabla con el identificador de cliente correcto.
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Probar que anda
Leemos un archivo, un correo y un evento de prueba. No guardamos nada.
- Leemos un archivo, un correo y un evento de prueba para comprobar que la delegación quedó bien.
- Si falta un permiso, le decimos cuál y qué fuente deja de andar sin él.
- No se guarda nada de lo que devuelva la prueba.
Salió bien si La prueba dice «anduvo» y no nombra ningún permiso faltante.
Qué permisos pide
| Permiso | Para qué | Cuándo hace falta |
|---|---|---|
https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly | Responder sobre el correo | Si conecta el correo de Gmail |
https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly | Responder sobre documentos de Drive | Si alguien tiene los documentos de Drive habilitados |
https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly | Saber si está ocupado antes de proponer una reunión | Si alguien tiene la agenda habilitada |
https://www.googleapis.com/auth/meetings.space.readonly | Leer la transcripción de una reunión de Meet que ya terminó | alguien con calendario y transcripciones de Meet |
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly | Saber quién es quién: encontrar a una persona por su nombre | Si conecta el correo de Gmail (para encontrar las casillas) |
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.group.readonly | Respetar los permisos por equipo al decidir quién ve qué | Para saber a qué grupos pertenece cada persona y respetar lo que puede ver |
https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces.readonly | Responder sobre las conversaciones de Chat | Si Google Chat se autoriza a nivel del dominio |
https://www.googleapis.com/auth/chat.messages.readonly | Responder sobre las conversaciones de Chat | Si Google Chat se autoriza a nivel del dominio |
https://www.googleapis.com/auth/chat.memberships.readonly | Saber quién está en cada conversación de Chat | Si Google Chat se autoriza a nivel del dominio |
https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets.readonly | Leer sus planillas de Google Sheets | Si alguien tiene Sheets habilitado |
https://www.googleapis.com/auth/tasks.readonly | Ver sus tareas de Google Tasks y cuáles vencieron | Si alguien tiene Google Tasks habilitado |
https://www.googleapis.com/auth/contacts.readonly | Encontrar a alguien entre sus contactos de Google | Si alguien tiene Contactos habilitado |
https://www.googleapis.com/auth/contacts.other.readonly | Encontrar a alguien con quien se escribió aunque no lo guardó | Si alguien tiene Contactos habilitado |
https://www.googleapis.com/auth/forms.body.readonly | Saber a qué pregunta corresponde cada respuesta de un formulario | Si alguien tiene Forms habilitado |
https://www.googleapis.com/auth/forms.responses.readonly | Leer las respuestas de sus formularios de Google | Si alguien tiene Forms habilitado |
https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets | Agregar filas a una planilla cuando lo confirma | Si alguien puede agregar filas en Sheets |
https://www.googleapis.com/auth/tasks | Crear o completar una tarea cuando lo confirma | Si alguien puede crear tareas en Google Tasks |
https://www.googleapis.com/auth/drive.file | Guardar en su Google Drive los adjuntos que confirma | Siempre |
https://www.googleapis.com/auth/calendar.freebusy | Ver si está libre antes de proponer un horario | Siempre |
https://www.googleapis.com/auth/gmail.send | Enviar un correo en su nombre cuando se lo pide | Siempre |
https://www.googleapis.com/auth/chat.messages.create | Escribir un mensaje de Chat en su nombre | Siempre |
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events | Agendar una reunión en su calendario | Siempre |
https://www.googleapis.com/auth/chat.spaces.create | Abrir una conversación de Chat en su nombre | Siempre |
openid | Saber quién es cuando da el consentimiento | Siempre |
email | Saber a qué dirección corresponde su cuenta | Siempre |
profile | Mostrar su nombre en vez de un identificador | Siempre |
https://www.googleapis.com/auth/chat.bot | Contestar en Google Chat | Siempre |
Los dos niveles de permiso que recomendamos, y qué habilita cada uno, están en Permisos recomendados.
Qué puede salir mal
- «unauthorized_client» al probar la conexión
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Por qué La delegación de dominio no está hecha, o se cargó un identificador de cliente distinto del de la cuenta de servicio que se subió acá.
Qué hacer En el panel de administración de Google, compruebe que el Client ID autorizado sea exactamente el de la cuenta de servicio, y que estén los permisos de la lista de arriba.
- Una fuente responde y otra dice que no está disponible
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Por qué Falta uno de los permisos de la delegación, sólo el de esa fuente.
Qué hacer «Probar que anda» nombra el permiso que falta y qué deja de andar sin él. Agréguelo a la misma delegación: no hace falta rehacerla.
- Todo falla y el correo del administrador parece correcto
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Por qué El correo que se cargó no es de un administrador del dominio, o es de una cuenta suspendida.
Qué hacer Cargue el correo de un superadministrador activo y vuelva a probar.
- Igniten dice que no puede leer sus planillas, tareas, contactos o formularios
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Por qué Falta encender la API de Google de esa función (Sheets, Tasks, People o Forms) en el proyecto de Google Cloud, o falta su permiso en la delegación.
Qué hacer Encienda la API en «APIs y servicios → Biblioteca» y toque «Probar que anda»: nombra el permiso que falta. En la consola, reemplace la lista de la misma delegación por el bloque completo del panel: ya trae los permisos anteriores y el que faltaba.
- La tarjeta para agregar filas o crear una tarea falla al confirmar
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Por qué La delegación tiene sólo los permisos de lectura. Agregar filas pide «spreadsheets» y crear o completar tareas pide «tasks».
Qué hacer Si su empresa contrató las acciones, el bloque para pegar en la consola ya trae los de lectura y los de escritura. Reemplace la lista de la misma delegación por ese bloque completo.
Los límites, dichos
- La delegación falla cerrada: un permiso que falte apaga su fuente sin apagar las demás.
- Las ediciones y los borrados de Google Chat no se detectan.
- Sin transcripción en el plan de Google, o si nadie la encendió, de esa reunión no entra nada.
- Una planilla o un formulario se piden por su enlace: Igniten no los lista solo.
- Agregar filas: hasta 50 filas de hasta 26 columnas por tarjeta.
- Las respuestas de Forms traen el correo de quien respondió sólo si el formulario lo pide.
Preguntas frecuentes
¿Puedo autorizar sólo Drive y dejar el correo afuera?
Sí. La delegación se otorga una sola vez, pero cada permiso de la lista corresponde a una fuente y puede otorgar solamente los de las fuentes que quiera usar. La columna «sólo si» dice cuál habilita qué.
¿Igniten puede mandar correos en mi nombre?
Sólo si contrata el nivel que habilita acciones y además cada persona lo autoriza por separado desde su propia cuenta. Con la configuración de lectura, Igniten no escribe nada en ningún lado.
¿Quién ve qué cuando alguien pregunta?
Cada persona ve solamente lo que ya podía ver en Google. Igniten guarda junto a cada documento quiénes tenían acceso, y filtra cada respuesta por la identidad de quien pregunta.
¿Por qué hace falta el permiso del directorio?
Para resolver nombres. Sin él, una pregunta como «lo que mandó Rocío» no se puede contestar porque no hay forma de saber qué dirección de correo corresponde a ese nombre. Sólo se leen nombres y correos.
¿Por qué no aparece la transcripción de una reunión de Meet?
Hace falta un plan de Google que incluya transcripciones (Business Standard, Business Plus, Enterprise o Education Plus, entre otros). Business Starter no transcribe. Además alguien tiene que haber encendido la transcripción en esa reunión, salvo en los planes que la encienden solas.
¿Igniten puede cambiar o borrar mis planillas?
No puede borrar ni pisar nada. Lo único que escribe en Sheets es agregar filas al final de una hoja, y siempre le muestra antes una tarjeta con las filas exactas: no pasa nada hasta que la confirma. Un texto que empieza con «=» se guarda como texto, nunca como fórmula.
¿Igniten guarda una copia de mis contactos?
No. Los busca en Google en el momento en que hace falta (por ejemplo, para saber quién es el invitado externo de una reunión) y no los guarda. Sólo mira nombre, correo y empresa.
¿Qué tareas puede tocar Igniten?
Las de Google Tasks de la persona que se lo pide: crear una tarea nueva o marcar una como completada, siempre con tarjeta de confirmación. No borra tareas.